De nieuwe wet Incassokosten, ook bekend als WIK, die op 1 juli 2012 in werking trad, is voornamelijk bedoeld om consumenten (B2C) tegen te hoge incassokosten in bescherming te nemen. In de wet is een staffel vastgelegd waarin de hoogte van de maximaal te betalen incassokosten is vastgelegd. Van deze staffel mag niet in het nadeel van consumenten worden afgeweken.

Een crediteur is verder verplicht om minimaal één schriftelijke aanmaning te versturen na het verstrijken van de betalingstermijn. De debiteur krijgt dan nog veertien dagen de tijd om de openstaande rekening te betalen. Het versturen van zo’n schriftelijke aanmaning is wettelijk verplicht en de crediteur moet er ook voor zorgen dat deze aanmaning daadwerkelijk door de debiteur wordt ontvangen. Verzending per aangetekende post is dan ook aan te raden. Verder moet de crediteur in diezelfde aanmaning melding maken welke specifiek bedrag aan incassokosten maximaal in rekening gebracht zal worden als niet binnen deze 14 dagen termijn wordt betaald.

Maar hoe zit het nou als de debiteur een bedrijf is? Bij handelstransacties (B2B), dus als crediteur en debiteur beide bedrijf of instelling zijn, mag van deze staffel worden afgeweken mits daar van te voren afspraken over zijn gemaakt. Dat kan bij contract of via toepasselijke algemene voorwaarden. Over de hoogte van deze afwijkende incassokosten laat de wet zich niet specifiek uit, de wet heeft het namelijk over ‘redelijke’ kosten. In de aanloop van de totstandkoming van de WIK echter heeft minister Opstelten van Veiligheid en Justitie over deze kwestie opgemerkt dat een percentage van 15% niet ongebruikelijk is. Ondernemers dienen dit percentage dan ook op te nemen in hun contracten en/of algemene voorwaarden. Want als ze dit niet doen zullen ze moeten terugvallen op de staffel die voor consumenten geldt en dat zou – vooral bij grotere bedragen – tot een ongewenste situatie kunnen leiden dat incassokosten en handelsrente tezamen lager uitvallen dan het percentage dat een bedrijf zou moeten betalen aan de bank als zij dit bedrag zouden lenen. Hierdoor ontstaat een potentieel gevaar dat het ene bedrijf het andere als een goedkope kredietverstrekker gaat gebruiken. Daarom is het voor bedrijven raadzaam om een hoger percentage incassokosten van te voren vast te leggen om op die manier de contractspartij te stimuleren om sneller tot betaling over te gaan.

Ook mag bij handelstracties de crediteur zelf bepalen hoe hij zijn aanmaningstraject invult. Zodra de betalingstermijn van een factuur verstreken is kan de crediteur in principe met de invordering daarvan beginnen. Om de onderlinge verhoudingen echter niet te veel onder spanning te zetten zal dat in de praktijk niet snel gebeuren. Het is daarom raadzaam dat een crediteur tenminste één aanmaning verstuurt. In de praktijk wordt dit vaak nog voorafgegaan door één of meerdere herinneringen. Zaak is in elk geval dat de laatste aanmaning duidelijk aankondigt dat bij het uitblijven van betaling het incassotraject gestart zal worden. Ook bij handelstransacties is het raadzaam de laatste aanmaning aangetekend te versturen.

Toch is er nog veel onduidelijkheid wat de uiteindelijke incassokosten zullen zijn die een crediteur bij handelstransacties in rekening mag brengen.

Deze leemtes zullen door jurisprudentie moeten worden opgevuld. Om dit te bespoedigen is er door de rechterlijke macht een werkgroep geformeerd, de zogenaamde werkgroep BGK, waarbij BGK staat voor Buitengerechtelijke kosten. Deze werkgroep zal waarschijnlijk in de loop van dit jaar een rapport uitbrengen waarin zij aanbevelingen zal doen omtrent de hoogte van incassokosten bij handelstransacties.